2024 yılında ajansınız için en iyi proje yönetim araçlarını mı arıyorsunuz? Bu makalede piyasada bulunun tüm araçları detaylı bir şekilde inceledik ve en iyilerini listeledik.
Kaçırılan son tarihler, bütçe sorunları ve sürekli kafası karışan ekip üyelerinden mustaripseniz bu araçlar işinizi önemli ölçüde kolaylaştıracaktır.
Proje yönetimi (PM) yazılımı, herhangi bir proje tabanlı organizasyonun atan kalbidir. Bir pazarlama ajansı, BT mağazası veya bir inşaat firması işletiyor olmanızın bir önemi yok, iyi bir yazılım işinize odaklanma ve netlik getirecektir.
Ancak en iyi proje yönetimi aracını seçmek zor olabilir. Aralarından seçim yapabileceğiniz çok fazla seçenek var ve ne tür özellikler arayacağınızı asla bilemezsiniz.
Bu nedenle, ihtiyaçlarınıza en uygun proje yönetimi aracını seçmenize yardımcı olmak için bu kılavuzu hazırladık.
Makalede temelde iki farklı konuya değindik, bunlar:
- Doğru proje yönetimi aracı nasıl seçilir?
- En iyi proje yönetimi araçları
1. En İyi Proje Yönetim Araçları Nasıl Seçilir?
İş birliği. Entegrasyon. Kişiselleştirme.
Herhangi bir PM yazılımı web sitesine gidin ve her yerde başlığın altındaki bu moda sözcükleri göreceksiniz.
Dolandırıldığını önceden anlamak çoğu durumda zordur. Bu ‘sözcüklerden’ hangileri gerçekten kullanacağınız yazılımda yer alıyor? Proje yönetim yazılımı nasıl seçilir, gelin bunu açıklayalım.
Nasıl Çalışıyorsunuz ve Nasıl Çalışmalısınız?
En iyi proje yönetimi yazılımını (veya bu konuda başka bir yazılımı) satın alırken en büyük engel, şu anda nasıl çalıştığınız ile nasıl çalışmanız gerektiği arasındaki boşluğu doldurmaktır.
Bunu alışkanlıklar ve en iyi uygulamalar arasındaki boşluk olarak düşünün.
Her firma, zamanla belirli yerleşik alışkanlıklar ve örgütsel davranışlar geliştirir. Belki bir yönetici on yıl önce kuralları belirlediği için dosyaları belirli bir şekilde etiketlersiniz. Ya da herkes çok alıştığı için 15 yıldır güncellenmemiş belirli bir şablon kullanarak projeleri sorgularsınız.
İnsanları var olan alışkanlıklarından vazgeçirmeye ve bir proje yönetim yazılımı tarafından uygulanan en iyi uygulamaları kullanmaya zorlamak oldukça yanlış bir seçimdir. PM yazılımı, sizinkiyle tamamen çelişen bir dosya adlandırma sistemine sahip olabilir. Ekibiniz yeni sisteme alışırken, sayısız yanlış etiketlenmiş ve yanlış yerleştirilmiş dosyayla karşı karşıya gelebilirsiniz.
Anketler, ERP projelerinin yalnızca %8’inin öngörülen faydalarının %80-100’ünü gerçekleştirdiğini gösteriyor. Neredeyse %50’si, faydalarının yarısından daha azını fark ediyor. Var olan bir alışkanlık olduğu için çalışanlar yeni sisteme kendini entegre etmekte oldukça zorlanır.
Bu nedenle, doğru yazılımı seçerken ‘var olan en iyi yazılımı kullanacağım’ görüşünden kaçınmalısınız. Başarılı uygulamalara geçiş teorik olarak faydalı olsa da moral ve üretkenlik kayıpları buna değmeyecektir.
Bunun yerine, ekibiniz ile ortak bir karar vermeyi deneyin. Ekibinizin büyük çoğunluğu hangi proje yönetim programı tercih ediyorsa onu kullanmanız en iyi seçenek olacaktır.
Kesin olması gerekenler ve olursa iyi olur dediğiniz unsurların listesini oluşturmak oldukça önemliyken, değiştiremeyeceğiniz (daha doğrusu çalışanlarınızın değişmeyeceği) alışkanlıkların bir listesini de oluşturun.
Alışkanlıklarınız ve en iyi uygulamalar arasında ortak bir zemin bulmak, mutlu bir ekip ve daha verimli çalışmak için çok önemlidir.
İş birliği ve İletişimin Önemi
İş birliği ve iletişimin herhangi bir kuruluş için çok önemlidir. Ancak ajanslar gibi proje tabanlı kuruluşlar için her zamankinden daha önemliler.
Nedenlerini detaylı bir şekilde açıklayacağız ancak en büyük nedenin artan erişilebilirlik ve uzaktan ve/veya serbest çalışan yeteneklere duyulan güven olduğunu belirtelim. Çalışanların uzaktan çalışma potansiyeli olan işletmeler, özellikle bilgi endüstrilerinde büyük bir rekabet avantajına sahiptir.
Merkezi İstanbul’da olan, ancak Hindistan’da daha ucuz yeteneklerden faydalanabilecek bir pazarlama ajansı düşünün. Veya Tayland ve Avustralya’da 7 gün 24 saat hizmet sunmasına izin veren ekipleri olan Ankara merkezli bir geliştirici mağazasına sahip olduğunuzu düşünün.
Bu tür organizasyon yapılarından yararlanmak, güçlü işbirliği ve iletişim yetenekleri gerektirir.
Yaratıcı veya dijital bir ajans işletiyorsanız, herhangi bir proje yönetimi yazılımında iş birliği ve iletişimi en önemli öncelikleriniz yapın. Dünyanın diğer ucunda yer alan ucuz ama yetenekli çalışanları bu şekilde kontrol edebilirsiniz.
Entegrasyonun Önemi
Herhangi bir proje tabanlı organizasyonda, projeleri yönetmek sizin işinizdir. Projelerinizi ne kadar sorunsuz yürüttüğünüz, başarınız (veya eksikliğiniz) üzerinde büyük bir etkiye sahip olacaktır.
PM yazılımınız, bu nedenle yalnızca projeye yönelik bir varlık olmamalıdır. Aksine, tüm operasyonlarınızın entegre kalbi olmalıdır.
Örnek olarak bir yaratıcı ajansı düşünün. Ajans, müşterilerden her kaynak için saatlik bir ücret alır. Satıcı, yeni bir müşteri adayına fiyat teklifi sunmadan önce şunları bilmelidir:
- Her çalışanın proje üzerinde çalışmak için kaç saati olacak
- Çalışanların saatlik ücreti
- Genel gider oranı
Esasen, satıcının fiyat vermeden önce elinde bir veri olması gerekir. Elinizde yeterli veri olursa müşterinize verebileceğiniz en iyi teklifi iletebilirsiniz.
Güçlü entegrasyona sahip olduğunuz zaman, projelerin öncesini (Satış) ve sonrasını (Muhasebe) aynı çatı altında toplayarak sorunu çözebilirsiniz. Yöneticiler, bu sayede projeler ile hangi anlaşmaların yapıldığını tam olarak bilir ve kaynaklarını buna göre düzenleyebilir.
Yalnızca projeleri yönetmeniz gerekiyorsa entegrasyon o kadar önemli olmayabilir. Ancak projeleri yönetmek sizin işinizse entegrasyon, operasyonlarınıza büyük ölçüde kolaylık sağlayabilir.
MoSCoW Frameworku Kullanın
Bazılarınız, herhangi bir ürün teklifini değerlendirmek için MoSCoW çerçevesine aşina olabilir.
Bu çerçevede özellikler “kesin olması gerekenler”, “olması gerekenler”, “olsa da olur olması da olur” ve “olmaması gerekenler” olarak önceliklendirilmiştir. “MoSCoW” ismi de özelliklerde açıkladığımız “Must have”, “Should have”,” Could have” ve “Will not have”in baş harflerinden geliyor.
Bu, proje yönetimi gibi karmaşık yazılımları değerlendirirken özelliklere öncelik vermek için kullanışlı bir yöntemdir.
Mutlak bir gereksinimin ne olduğunu (yani “olmazsa olmazınız”) bulmak için ekibinizle bir araya gelin. Ardından, sahip olunması güzel olan ancak anlaşma bozucu olmayan özelliklere karar verin (“olması gerekenler”). Son olarak, sahip olmaktan mutluluk duyacağınız ancak hiçbir şekilde gerekli olmayan özellikleri listeleyin.
Listenizi hazırladıktan sonra, bir elektronik tablo oluşturun ve her yazılımı şu şekilde değerlendirin:
‘Olması Gerekenler’ sütunlarınızda ne kadar çok yeşil kutu görürseniz, yazılımın sahip olması gereken öncelik o kadar yüksek olur.
Diğer Önemli Hususlar
Entegrasyon, iş birliği ve “kurumsal uyum”, PM yazılım seçim sürecindeki temel hususlardır. Ancak bunların yanı sıra, aşağıda açıkladığımız maddelere de göz atmanızda fayda var.
- Niş/Endüstri odaklı: PM yazılımı genellikle iki şekilde gelir; genel ve endüstri odaklı. Çoğu işletme için niş odaklı bir araç, kullanılmaya başlandığı anda daha fazla opsiyon sunacaktır.
- Bulut tabanlı: Şirket içi yazılımın kendi avantajları olsa da bulut tabanlı yazılım, yüksek güvenlik isteyenler için çok daha iyidir.
- Destek ve eğitim: PM yazılımı karmaşık olabilir. Güçlü destek ve eğitim programları, yeni yazılıma geçişi çok daha kolay hale getirebilir. Yazılım işinize ne kadar entegre olursa, bu özelliğin önceliği o kadar yüksek olur.
- Fiyatlandırma yapısı: Çoğu SaaS aracı, sahip olduğunuz kullanıcı sayısına göre ücret alır. Bu, büyüme yörüngelerine göre giderlerini yukarı/aşağı ölçekleyebildikleri için büyüyen bir işletmenin ihtiyaçlarına daha iyi uyar.
- Şirket geçmişi: Hiçbir şirkete faydası olmayan yeni bir PM yazılımına geçiş yapmak istemezsiniz. PM aracının işletmeniz için önemi göz önüne alındığında, müşterilere sunduğu kanıtlanmış bir geçmişe sahip yerleşik bir işletmeyi seçmek genellikle daha iyidir.
Şimdi, günümüzde kullanabileceğiniz en iyi yönetim programları neler bunu açıklayalım.
2. 2024 Yılında Kullanabileceğiniz En İyi Proje Yönetim Araçları
Google üzerinden yapacağınız “proje yönetimi yazılımı” sorgusu ile değerlendirebileceğiniz çok fazla seçenek bulacaksınız. PM alanı rekabetle doludur ve doğru seçimi yapmak oldukça zor olabilir.
Bu nedenle, işletmeniz için kullanabileceğiniz en iyi proje yönetim uygulamalarının bir listesini yaptık. Gelin en popüler yazılım olan Monday.com’u açıklayarak başlayalım.
1. Monday.com
Bir CRM, pazarlama, geliştirme ve proje yönetimi platformlarına sahip olan Monday.com, birçok farklı yardımcı programa sahip devasa bir yazılım çözümüdür ve çeşitli entegrasyon ve kullanımlara sahip. Bu Monday.com yazılımını mobil veya masaüstü cihazınıza kolaylıkla indirebilirsiniz.
Mevcut özellikleri ve onu kullanabilecek kişi sayısını büyük ölçüde sınırlayan ücretsiz bir plan sunarlar. Ayrıca, aylık 11$ tutarında bir Temel plan, aylık 14$ tutarında bir Standart plan ve aylık 22$ tutarında bir Profesyonel plan da vardır. Planların her biri, kullanıcılar için farklı özelliklere ve seçeneklere sahiptir.
A. Entegre Yaklaşım
Monday.com, proje yönetimi için “hepsi bir arada” bir yaklaşım kullanır. Bu yazılım, muhasebe ve raporlamadan satış takip araçlarına kadar her şeyi tek bir arayüz üzerinden kontrol etmenize izin verir.
Monday.com kullanırken elde edeceğiniz temel özellikler şunlardır:
- Satış CRM’si
- Dosya depolama ve paylaşma
- Proje ve müşteri yönetimi
- Kaynak ve görev yönetimi
- Faturalama, raporlama ve muhasebe
B. Yönetim Çözümleri
Monday.com’un sunduğu çözümler, işletmelerin projelerin durumunu izlemesine, bütçe gereksinimlerinin karşılanmasını sağlamasına ve kuruluşta harcanan süreyi önemli ölçüde azaltmasına olanak tanır.
Bu yazılım, firmanızın sahip olduğu bütçeyi aşmamasını sağlayarak paradan tasarruf ederken projelere harcanan çalışma saatlerini azaltabilir. Çok çeşitli kullanımları barındırabilen tek bir birincil yazılıma sahip olmak, ekiplerin strateji oluşturmasına ve koordine etmesine, ilerleme kaydetmesine ve görevler atamasına olanak tanıdığı için sonsuz bir değere sahiptir.
C. Veri ve Görselleştirme
Proje panoları gibi araçlar oldukça etkilidir çünkü işletmelerin projelerini tamamen görselleştirmelerine olanak tanır. Hedefler, devam eden veya tamamlanan görevler, bütçeler ve zamanlamalar gibi şeylerin tümü tek bir merkezi yerde kolayca görülebilir. Monday.com, proje yönetimi yazılımı ayrıca iş süreçleri hakkında bilgilendirici ve bilgilendirici önemli veriler sağlayacaktır.
Gün boyu kelime ya da rakam görmekten sıkılan çalışanlar, Monday.com’un görselleştirme özelliği ile oldukça rahatlayabilir.
D. Organizasyon
Büyük bir projede her şeyi düzgün ve etkili bir şekilde organize etmek zaman ve çaba gerektirir, ancak Monday.com, işletmelere oldukça kolaylık sağlayacak bir yazılıma sahiptir. Özelleştirilebilir planlama sayfaları ve maliyet hesaplayıcıları gibi bütçeleme özellikleri en kullanışlı özelliğidir.
Ekip arkadaşı görev atamaları ve iletişimi tüm hissedarlara bağlayan kolay çift yönlü iletişim gibi özelliklerin keyfini çıkarabilirsiniz. İşletmelerin paylaşılan bilgi kaynakları oluşturmasına olanak tanıyan özelleştirilebilir panolar da vardır.
2. ClickUp
Clickup, kendisini yalnızca bir proje yönetimi yazılımı olarak değil, aynı zamanda bir üretkenlik uygulaması olarak lanse ediyor. Gerçekten de PM’ye özgü herhangi bir özelliği yoktur. Bunun yerine, projeleri yönetmek için kullanılabilecek bir dizi üretkenlik aracını (görevler, belgeler, sohbet, hedefler vb.) tek bir pencerede birleştirir.
Clickup’ın temel özelliği sahip olduğu esnekliğidir. Hedefler belirleyerek ve yapılacaklar listesi oluşturarak proje yönetim yazılımı olarak kullanabilirsiniz. Ya da sadece bir sohbet ve belge depolama aracı olarak kullanabilirsiniz.
Bu esneklik, niş özel ihtiyaçları olmayan küçük ekipler için çekici olabilir.
3. Awork
Awork, tüm projeleri ve yapılacakları tek bir merkezi konumda toplayan bulut tabanlı bir proje yönetim yazılımıdır. Günümüzde dijital ekip organizasyonu için doğru araçlar mevcutsa, artık ne sabit çalışma saatleri ne de sabit ofisler gereklidir.
Awork kurucu ortağı Tobias Hagenau, gelecekte daha fazla insanın evden çalışacağından ve iş dünyasının krizden kalıcı olarak etkileneceğinden emin olduğunu açıkladı. İş süreçlerinin daha verimli tasarlanmasına ek olarak, işyerinde otomatik proje yönetimi başka avantajlar da sunar.
Awork ‘otomatik pilotu’ tam olarak bunu mümkün kılar. Proje ekibini tüm proje gelişmelerinden haberdar eden bir dizi akıllı posta hizmetine sahiptir. Otopilot modunda, proje yönetimi, kısıtlı teslim tarihleri, tükenen bütçeler veya güncel olmayan programlar hakkında anında ve otomatik olarak bilgilendirilir.
Proje ilerlemesinin sürekli izlenmesi sadece zamandan tasarruf sağlamakla kalmaz, aynı zamanda planlama güvenilirliğini artıran hatalara daha az eğilimlidir. Bu, özellikle birçok projeyi paralel olarak yöneten proje yöneticileri için büyük bir rahatlama sağlar.
4. Trello
Trello, proje faaliyetlerini planlamak için kullanılan veya proje faaliyetlerinin ilerlemesini izlemek için kullanılabilen proje yönetimi aracı olarak tanımlanır. Trello, her tür platformla uyumludur; bilgisayardan, cep telefonlarından veya dizüstü bilgisayarlar aracılığıyla erişebilirsiniz. Trello’nu listemizde yer almasındaki en büyük etken açık kaynaklı ve kullanıcı hizmetleri ücretsiz olarak sunulmasıdır.
Ancak yazılımda yer alan daha gelişmiş özelliklere erişmek isterseniz işletme sürümünü uygun fiyat karşılığında satın alabilirsiniz. Panolar ve listeler, proje görevlerini yönetmek için bir araçta oluşturulur. Ve oluşturulan pano diğer ekip üyeleriyle çok kolay bir şekilde paylaşılabilir.
5. ProWorkflow
2002 yılında kurulan ve 2003 yılında ProActive Software Ltd tarafından satın alınan ProWorkflow, her büyüklükteki şirkete hitap eden bulut tabanlı bir proje yönetimi ve zaman takip yazılımıdır.
ProWorkflow, geleneksel bir proje yönetimi çözümünün tüm özelliklerini içerir. Yazılım temel olarak zaman çizelgeleri, şablonlar, bildirimler ve uyarılar, dosya paylaşımı, iş akışı yönetimi, kişi yönetimi, raporlama ve kaynak yönetimi sunar.
ProWorkflow ayrıca görev planlamasına yardımcı olmak için bir zaman çizelgesi ve kullanılabilirlik aracı sağlar.
6. Asana
Facebook’un kurucu ortağı Dustin Moskovitz tarafından kurulan Asana, kullanımı kolay, endüstriden bağımsız bir çevrimiçi proje yönetimi aracıdır. Onu en iyi proje yönetimi araçlarından biri yapan şey kapsamlı ve kullanımı kolay arayüzüdür. Ayrıntılı iş akışları oluşturabilir, Kanban panolarında ilerlemeyi izleyebilir ve kolay hatırlatıcılar için otomasyonlar ayarlayabilirsiniz.
Asana ayrıca onlarca popüler araçla da bütünleşir. Bu, yazılımın işlevselliğini büyük ölçüde genişletir. Örneğin, doğrudan Asana’da formlar oluşturabilir ve Slack’te hatırlatıcılar alabilirsiniz.
Bu, basit bir proje yönetimi aracı isteyen ekip yerine kurumsal köklü işletmeler için iyi bir seçenektir.
7. Wrike
Wrike, her tür ekip, işletme ve sektör için uygun iş ve proje yönetimi yazılımıdır. Bulut tabanlı olarak geliştirilen bu yazılım, gerçek zamanlı proje görünürlüğünü ve hem iç hem de dış paydaşlar için iş birliğini geliştirir. Ayrıca, her proje aşamasında kuruluşları desteklemek için esnek, yüksek düzeyde yapılandırılabilir ve ölçeklenebilirdir.
Wrike proje yönetimi aracı, kullanıcılara projeleri ve görevleri yönetmek için etkileşimli ve özelleştirilebilir araçlar sağlar. Etkileşimli Gantt çizelgeleri, kullanıcıların bir sürükle ve bırak arayüzü ile proje planlarını, bağımlılıkları ve ilerlemeyi oluşturmasına ve görselleştirmesine olanak tanır.
Yazılım, çevik ekiplerin görevleri her aşamada düzenlemesi ve izlemesi için paylaşılabilir Kanban panolarına sahiptir. Ayrıca önceden oluşturulmuş çeşitli iş akışı şablonları, özel istek formları ve akıllı yönlendirme ve kullanım kuralları içerir.
Ayrıca dilerseniz, işletmenizin planlama ve randevularını yönetmek için kullanabileceğiniz programlara En İyi Randevu Programları sayfamızdan ulaşabilirsiniz.
Özet
Bir ajans veya bu herhangi bir proje bazlı organizasyonun çok özel ihtiyaca sahiptir. Projeler işinizin merkezinde yer alır, ancak projeler tek başına var olamaz. Özellikle proje öncesi ve sonrası aşamalar olmak üzere birden çok kanaldan gelen verileri tek bir yerden incelemeniz gerekiyor.
İşinizi kolaylaştıracak bir proje yönetimi yazılımı, projelerinizden daha fazlasını, yani tüm ajansınızı yönetmenize yardımcı olur.
NOT: Eğer işletmenizin veya projelerinizin arama motorlarında üst sıralara çıkmasını kolaylaştıran yazılımlar ile ilgileniyorsanız En İyi SEO Araçları sayfamıza da göz atabilirsiniz.