En İyi Planlama & Randevu Takip Programları – 2024

Yakın zamanda yapılan bir ankete göre, işverenler iş programlarını planlamak için haftada 2 ila 12 saat harcıyor. Neyse ki, çeşitli planlama ve randevu takip programları bu süreci otomatikleştirerek zamandan tasarruf sağlayabilirsiniz.

Şimdi, bu kadar çok seçenek varken, iyi bir planlama ve randevu takip programı seçmeniz oldukça zordur. Merak etmeyin, sizin için kapsamlı bir araştırma yaptık ve 2022 yılında kullanabileceğiniz ücretli ve ücretsiz randevu takip programlarını listeledik.

En İyi Müşteri Randevu Takip Programı

Aşağıdaki tabloda otomasyon, kullanım kolaylığı, fiyatlandırma, destek ve bunun gibi kriterlere göre belirlenmiş önde gelen planlama araçlarını bulabilirsiniz:

En İyi Planlama & Randevu Takip Programları – Detaylı İnceleme

Şimdi de yukarıda kısa bir listesi verilen en iyi planlama ve randevu takip programlarına yakından bakalım.

1. Resource Guru – Genel Olarak En İyi Planlama Yazılımı

Resource Guru, güncel piyasada tercih edebileceğiniz en iyi kaynak yönetim ve planlama yazılımıdır. Yazılım, sürükle ve bırak zamanlama aracına ek olarak takvim özelliği aracılığıyla yeniden planlama ve rezervasyon sağlar.

Resource Guru, yerleşik ekip planlama aracıyla ekiplerinizi stresten uzak tutmanıza ve projelerinizi yolunda tutmanıza olanak tanır. Resource Guru’nun ana özelliği, kullanıcıların hatları aramasına ve kişileri, konferans odalarını ve ek kaynakları senkronize edilmiş tek bir takvimde planlamasına izin verirken, çalışanların ve kullanıcıların boş zamanlarını hesaplar.

Yazılım, verilerin güvenli aktarımı için 256 bit SSL şifrelemesini kullandığını da belirtelim.  Son olarak fiyatlandırma, 30 günlük ücretsiz deneme seçeneğiyle ayda 3 dolardan başlar.

Artıları:

2. Monday.com – Bireysel ve Ekip İşlerini Planlamak İçin Kullanılabilecek En İyi Yazılım

Monday.com, bir sonraki haftanızı planlamak, yönetmek ve organize etmek için mükemmel bir randevu takip yazılımıdır. Bu kullanışlı takip yazılımı, tüm verilerinizi zaman çizelgesi ve takvim görünümlerinde görüntülerken her proje için son tarihleri belirlemenize ve yeni görevler eklemenize olanak tanır.

İster çeşitli proje çizelgeleme teknikleri hakkında hızlı bir hatırlatmaya ihtiyaç duyan bir proje yöneticisi olun, ister müşteri işlerini planlamak isteyen bir serbest çalışan olun, monday.com her şeyi kapsıyor.

Monday.com’da bulunan zamanlama araçları, esas olarak çalışan müsaitliğini belirlemenize olanak tanır. monday.com, beş kullanıcıya kadar ücretsiz bir planla başlayan çeşitli planlara sahiptir. Profesyonel plan paketinde ise, kullanıcı başına aylık 16$ karşılığında kullanabilirken ayrıca kurumsal firmalar için ayrı bir plan mevcuttur.

Artıları:

3. Acuity Scheduling – Müşterilerin Bilgilerini Düzenlemek İçin En İyi Program

Acuity Scheduling, çalışanların uygunluklarını gerçek zamanlı olarak takip etmelerine ve randevularını buna göre almalarına veya değiştirmelerine olanak tanıyan bulut tabanlı randevu alma yazılımıdır.

Bu yazılım, kullanıcı dostu bir arayüze ve birçok kullanışlı fonksiyona sahiptir. Programlarınızı otomatikleştirebilir ve takvimlerinizi kullanıcı saat dilimlerine göre senkronize edebilirsiniz.

Acuity, ücretsiz bir deneme paketi sunar. Premium’a yükseltmek istiyorsanız, planlar farklı randevu takip gereksinimlerini karşılamak için ayda 14$ ile 50$ arasında değişmektedir.

Artıları:

4. SimplyBook – Hizmete Dayalı İşletmeler için En İyi Çözüm

Genel bir ‘hizmet’ işindeyseniz, SimplyBook sizin için en iyi planlama aracıdır. Çeşitli zamanlama özelliklerinin yanı sıra, SimplyBook detaylı rezervasyon çözümleriyle özelleştirilmiş sayfalar sunar.

Ayrıca rezervasyon sayfaları ile internet sitenize “Şimdi Rezervasyon Yap” CTA butonları ekleyebilirsiniz.

SimplyBook, uygulamayı test edebilmeniz için 14 günlük ücretsiz bir deneme sunar. 14 gün sonunda, aylık 9,9$ile aylık 59,9$ arasında size uygun gelen paketi satın alabilir ve yazılımın sağladığı kolaylıkları kullanmaya devam edebilirsiniz.

Artıları:

5. HubSpot Meetings – En İyi Toplantı Planlama Yazılımı

HubSpot, müsaitlik durumunuza göre insanları sizinle toplantı rezervasyonu yapmaya davet etmek için kişiselleştirilmiş rezervasyon bağlantıları sağlar.

Örneğin birisi sizinle bir toplantı rezervasyonu yaptığında, iletişim bilgilerini otomatik olarak takviminizde alacaksınız. Bu ayrıntılar ayrıca HubSpot CRM veritabanınıza eklenecektir.

Hubspot Meetings’i Google Takvim ve Office 365 ile de entegre edebilirsiniz. HubSpot Meetings’e kaydolduğunuz anda aşağıdakilere de erişebilirsiniz:

• HubSpot Ücretsiz CRM
• HubSpot Pazarlama
• HubSpot Satış ve Müşteri Hizmetleri Araçları
• HubSpot Akademisi

HubSpot Meetings’in ücretsiz planı ile şunlara erişebilirsiniz: 1 kişiselleştirilmiş toplantı bağlantısı, CRM ile entegrasyon, sınırsız toplantı ve bir takvim.

Premium planları, pazarlama ve satış araçlarıyla entegrasyon gibi önemli özellikler içerir. Premium planların ayda 50 dolardan başladığını belirtmekte fayda var.

Artıları:

6. Bookafy – Küçük İşletmeler için En İyi Program

Günümüzde tercih edebileceğiniz bir diğer randevu takip programı Bookafy’dir. Bookafy, aramaları toplantıları, satış demolarını ve randevuları planlamak için çok yönlü bir araçtır. Kurulumu oldukça kolay ve kişisel takvimlerinizi sorunsuz bir şekilde entegre edebilir veya yerleştirebilirsiniz.

Zoom ve GoToMeeting gibi uygulamaları kullanarak randevularınız için toplantı bağlantıları da oluşturabilirsiniz.

En benzersiz özelliği, beceriye dayalı planlama özelliğidir. Örneğin bir müşteri bir toplantı istediğinde, konuyla ilgili en ilgili becerilere ve uzmanlığa sahip çalışanla rezerve edilir.

Hiçbir yükümlülüğü olmayan 7 günlük bir deneme sunan bu yazılımın profesyonel planları ayda 7 dolardan­ başladığını belirtelim.

Artıları:

7. Setmore – En İyi Randevu Planlama Yazılımı

Setmore, arayüzü sade olmasına rağmen son derece güçlü bir randevu planlama yazılımıdır. Yazılımın en güzel yanı, kurmak için teknik olarak deneyimli olmanıza gerek olmamasıdır. Uygulamanın sahip olduğu kurulum sihirbazı sizin için ağır işleri halleder.

Bu aracın bir diğer benzersiz özelliği de masaüstü uygulamasıdır. Randevularınızı çevrimdışıyken bile görebilme imkânı sağlar. Listemizde yer alan başka hiçbir yazılımın bu özelliği sunmadığını belirtelim.

Tüm temel özellikleri kullanabileceğiniz sade bir ücretsiz planı mevcuttur. Ücretli planları ise ayda 9 dolardan başlamakta.

Artıları:

8. Findmyshift – Kullanımı Kolay ve Anlaşılır Yazılım

Findmyshift, personel planlamasını yöneticiler için kolaylaştıran bulut tabanlı bir işgücü zamanlayıcıdır. Sürükle bırak özelliği sayesinde tüm programı dakikalar içinde oluşturabilime kolaylığı da her kullanıcı için ‘nimet’ değerindedir.

Son derece kullanıcı dostu arayüzü ile ihtiyaç ve gereksinimlerinize göre hücrelere istediğiniz kadar öğe ekleyebilirsiniz.

Ayrıca yinelenen kalıplara dayalı olarak özelleştirilmiş şablonlar oluşturmanıza ve kaydetmenize olanak vererek, zamanlamayı daha hızlı hale getirir.

Findmyshift, en fazla 5 çalışandan oluşan ekipler için tamamen ücretsizdir. Ayrıca, ekip başına 25 dolardan başlayan premium planlar için 30 günlük ücretsiz deneme de sunulmakta.

Artıları:

9. Bitrix24 – Lojistik Şirketler İçin En İyi Yazılım

Bitrix24, çeşitli değerli çözümler sunan açık kaynaklı bir zamanlama yazılımıdır. Bu yazılım ile proje ve görev yönetimi yapabilir, dosya paylaşabilir, iş bağlantılarınıza mesaj gönderebilir ve çok daha fazlasını yapabilirsiniz.

Bitrix24 ayrıca, kayıt olan müşteriler ve potansiyel müşterilerle yeniden bağlantı kurmanıza yardımcı olan bir çağrı merkezi özelliği sunar. Bu, müşterilerle olan geçmiş etkileşimlerinizi görüntüleyebileceğiniz ve belirli bir müşteriden gelen herhangi bir aramayı kaçırırsanız, kayıtlı verilere hemen erişebileceğiniz anlamına gelir.

Bitrix24, 12 kişiye kadar ücretsiz olarak kullanılabilir. Ayrıca, premium ­plan satın almak isterseniz 1 hafta boyunca ücretsiz deneme şansı elde edebilirsiniz. Ücretli planlar aylık 12 dolardan başlar ve ayda 99,5 dolara kadar çıkar.

Artıları:

10. Appointy – En İyi ‘Sınıf’ Planlama Yazılımı

İşletmeniz web sitenizden daha fazla sosyal medya kanallarına güveniyorsa, Appointy sizin için en iyi seçenektir. Müşterilerin sizinle toplantı rezervasyonu yapmak için kullanabilecekleri özelleştirilmiş rezervasyon sayfanıza sahip olmanızı sağlar.

Appointy’nin bir başka kullanışlı özelliği de işinizi kolaylaştırmaya yardımcı olan otomatik planlama sistemidir. Ek olarak önceki müşteri etkileşimlerinizde de ayrıntılı olarak gezinebileceğinizi belirtelim.

Yönetici olarak, farklı ödeme planları oluşturma ve bu ödemeleri doğrudan alma seçeneğine sahip olacaksınız. Appointy ayrıca web sitesi aracılığıyla fatura oluşturmanıza da olanak tanır.

Yazılımı test etmek için sınırlı özelliklere sahip ücretsiz bir planı ya da gelişmiş özellikleri ile ücretli planları kullanabilirsiniz. Ücretli planlar ayda 19,99 dolardan başlar ve 14 günlük ücretsiz deneme sürümü ile birlikte gelir.

Artıları:

11. SuperSaaS – 7/24 Kullanabileceğiniz Yazılım

SuperSaaS, günün her saatinde çalışan web tabanlı bir yazılımdır. Birden fazla platformda kullanılabilirliği ile her yerden uzaktan oturum açabilir ve sorunsuz çalışabilirsiniz. Ayrıca 33 dili destekler.

SuperSaaS, müşterilere özelleştirilebilir planlama seçenekleri, kuponlar ve indirimler, hatırlatıcılar gönderir ve çevrimiçi ödeme seçenekleriyle sorunsuz bir şekilde bütünleşir.

Listemizde yer alan diğer yazılımlara ek olarak rezervasyonlar ve kiralamalar, hizmet rezervasyonları ve bire bir randevular için SuperSaaS’tan yararlanabilirsiniz.

SuperSaaS, maksimum 50 randevu ayarlayabileceğiniz ücretsiz bir sürüm sunar. Ücretli planların ayda 8 dolardan başladığını belirtelim.

Artıları:

Alıcı Rehberi

Programları yönetmek, herhangi bir işletme yöneticisi için en zorlu görevlerden biridir. Sıkıcıdırlar ve açıkçası zaman alıcıdırlar. Küçük bir ekip için programları yönetmek kolaydır, ancak çalışan sayısı yüksek olduğunda görevler daha karmaşık hale gelebilir.

Kuruluşların çoğu, programlarını yönetmek için geçmişte Microsoft Excel’e ve bu tür diğer elektronik tablolara güvenilir. Ancak kuruluşların bu tarz tablolara güvenmesindeki ana neden büyük kolaylık sunması yerine sadece popüler olmasından kaynaklanır.

Bu amaçla, şirketlerin artan ihtiyaç ve gereksinimlerini karşılamak için daha zarif bir çözüme ihtiyaçları var. Bu makalede, var olan açığı kapatmalarına yardımcı olabilecek ve randevu planlama ve rezervasyon için zaman kazandıran bir yaklaşım sunabilecek birçok yazılımdan yukarda bahsettik.

Planlama Yazılımı Nedir?

Planlama yazılımı, bireylerin ve işletmelerin zaman çizelgeleri oluşturmalarına ve sürdürmelerine, vardiya atamalarına ve çalışanlarının zamanını izlemelerine olanak tanıyarak operasyonlarını düzene koymalarına yardımcı olan web tabanlı ve/veya mobil tabanlı bir araçtır.

Genellikle bu uygulamalar, özelleştirilmiş rezervasyon sayfaları, bulut yedeklemeleri ve ödeme için kullanılan uygulamalarla entegrasyon gibi çeşitli ek araçlarla birlikte gelir.

Bu uygulamalar genel olarak şu durumlar için kullanışlıdır:

• Müşteri randevularının planlanması ve yönetilmesi
• Envanter veya diğer kaynakları zamanlama
• Katılımları/ devamsızlıkları takip etme
• Plan değişikliklerini gerçek zamanlı olarak gönderme
• Müşteri tutma araçları

NOT: Eğer işletmenizin arama motorlarında üst sıralara çıkmasını kolaylaştıran yazılımlar ile ilgileniyorsanız En İyi SEO Araçları sayfamıza göz atabilirsiniz.

Planlama Yazılımının Temel Özellikleri

Çoğu planlama yazılımı genellikle aşağıdaki özelliklerin bazılarını veya tamamını içerir:

İş Gücü Planlaması

Planlama yazılımı, işletme sahiplerinin vardiyalarını planlayarak ve takvimlerini gerçek zamanlı olarak takip ederek çalışanlarını yönetmelerine yardımcı olur. Ayrıca, sahiplerin ve yöneticilerin çalışanlarını becerilerine ve uzmanlıklarına göre planlamalarına olanak tanır.

Zamanlama yazılımı ile yöneticiler, personellerini birden fazla yerde yönetebilir ve müsaitliklerini güncellemelerine izin verebilir.

Otomatik Planlama

Planlama yazılımları, müsaitlik durumuna göre yapılan rezervasyon isteklerini anında güncellemelidir. Tipik bir zamanlama aracı, bir rezervasyonun yeniden planlanması veya iptal edilmesi durumunda, zamanlama tahsislerinin bekleme listesini de yönetebilir.

Takvim Senkronizasyonu

Bu yazılımlar ayrıca, konumları ne olursa olsun ilgili kişilerle programları ve rezervasyonları paylaşabilir. Ayrıca Google Takvim veya iCal gibi diğer takvim uygulamalarıyla da entegre olabilirler.

Hatırlatıcılar

Kullanıcının SMS, e-posta bildirimleri ve/veya anlık bildirimler yoluyla katılımcılara otomatik hatırlatıcılar göndermesini sağlar.

Kaynak Zamanlaması

Ayrıca bu araçlar, müşteriler ile yapacağınız toplantıların planlamasını da sağlar. Bu sayede toplantınıza geç kalmadan müşteriniz ile zamanında görüşebilirsiniz.

Çalışan Kontrolü

İşletme yöneticileri, çalışanlarının zamanını izlemek için bu araçları kolayca kullanabilir. Çalışan katılımını, devamsızlık oranlarını ve PTO (Ücretli izin) günlerini takip etmeye yardımcı olurlar. Bazı uygulamalar, diğer günlük görevlere yardımcı olmak için İK ve bordro işleme yazılımıyla da entegre olur.

Ne Tür Alıcısınız?

Peki işiniz için en iyi planlama yazılımını nasıl seçersiniz? Bu, işletmenizin büyüklüğüne ve özel gereksinimlerine bağlı olacaktır. Gelin size en uygun yazılımı nasıl seçeceğinizi açıklayalım.

Bireyler

Sadece düzenli olmak isteyen bireysel bir iş insanıysanız, sınırlı özelliklere sahip ücretsiz bir plan sunan planlama yazılımını kullanmak iyi bir fikir olacaktır. Bu özellikler işiniz, müşterilerle toplantılarınız ve günlük işleriniz için fazlasıyla yeterli olacaktır.

KOBİ’ler (Küçük ve Orta Ölçekli İşletmeler)

KOBİ’ler genellikle farklı operasyonel alanlara odaklanan 70-80’e kadar çalışana sahiptir. Genellikle hitap ettikleri belirli bir nişleri vardır.

Örneğin, bir diş kliniği veya bir salon, randevularını ve rezervasyonlarını çevrimiçi olarak planlamalarını sağlayan bir randevu planlama yazılımı aramalıdır. Benzer şekilde, orta ölçekli bir kuruluş, kaynak planlaması, zaman saati yönetimi ve vardiya yönetimi gibi özellikler sunan bir zamanlama aracı kullanmalıdır.

Büyük Şirketler

Otomatikleştirilmiş çalışma programları, farklı konumlarda konuşlanmış çalışanları ile birden fazla işlevsel alanda faaliyet gösteren büyük şirketler için olmazsa olmaz yazılımlardır. Kuruluşlar, ihtiyaçlarına ve gereksinimlerine göre doğru modülleri seçmelerine olanak tanıyan bir yazılım kullanmayı düşünmelidir.

Örneğin bir servis firması, araç rotalarını optimize etmek ve izlemek için saha servis yönetimine ihtiyaç duyacaktır. Bu tür firmalar, doğru hizmet programı için doğru kişiyi seçmek için bir vardiya yönetimi özelliğine de ihtiyaç duyacaktır. Listemizde yer alan çoğu yazılım bu özelliklere sahip. Bu sebeple yukarıdaki yazılımları değerlendirebilirsiniz.

Planlama Yazılımının Faydaları

• Daha İyi İletişim Akışı

Planlama araçlarının en büyük faydalarından biri, herkesi belli bir düzende tutmaktır. Basit bir çizelgeleme sisteminde bile, yöneticilerin çalışanlarını takip etmelerini sağlayan bir sistem bulunmalıdır.

Yazılım, tüm personele dağıtılır ve herkes ne zaman çalıştıklarını bilir. Programda bir değişiklik olduğunda personel de güncellenir. Bu faydalar, organizasyon genelinde daha iyi bir iletişim akışı ile sonuçlanır.

•  Çakışmalara Son

Tekrarlanmayan programları veya dönüşümlü vardiyaları olan işletmeler, daha sık çakışmalarla karşılaşabilir. Bu, verimsiz sistemler nedeniyle zaman kaybına neden olur.

Bir planlama aracı, personele belirli programları hakkında gerçek zamanlı güncellemeler ve hatırlatıcılar vererek bu verimsizlikleri azaltır. Firmanızı daha sistematik bir altyapıda oluşturmak müşterilerinize karşı itibarınızı yükseltecektir.

•  Artan Hesap Verebilirlik

Zamanlama araçları, optimize edilmiş programlar insan müdahalesi olmadan otomatik olarak oluşturulduğunda şeffaflığı artırmaya yardımcı olur. Bu yazılım aynı zamanda, yönetici elbette izin verdiğinde personelin vardiyalarını seçmesine izin vererek hesap verebilirliği de teşvik eder.

Planlama Yazılımının Maliyeti

Hemen hemen tüm planlama yazılımları ücretsiz denemeler sunar, böylece uygulamalarını test edebilir ve uygun olup olmadığını görebilirsiniz. Bu denemeler tipik olarak temel planlama, paylaşım ve mobil uygulamalara erişim ile sınırlıdır.

Ancak ücretli paketlerde daha fazla özelliğe erişim elde edersiniz. Çoğu yazılım, kullanıcı başına 1 ila 4$ arasında aylık abonelikler sunar. Yapacağınız kar/zarar oranına hesaba katarak bütçenize uygun bir yazılım tercih edebilirsiniz.

Özet

Bu makalede 2022’de satın alınabilecek en iyi onbir randevu takip programı haricinde maliyet ve faydalarına da değindik. Doğru araçları seçmek hayatınızı kolaylaştırabilir ve sizin için en iyi zamanlama araçlarını seçerek tüm süreci kolaylaştırdık. Yani, yukarıda açıkladığımız yazılımlardan herhangi birini seçerek kendinizi ya da firmanızı rahatlatabilirsiniz.

Sadece bir yazılım önerebilseydik bu Resource Guru olurdu. Dünya çapında binlerce şirketin bu yazılımı kullanmasının ana nedeni basit, uygun fiyatlı ve en iyi kullanıcı deneyimini sağlıyor olmasıdır.

En İyi Randevu Takip Programları Hakkında Sıkça Sorulan Sorular